AUDITCOMMISSIE

De heer J. Kemper (verhinderd) wordt vervangen door mevrouw H. Kroese.

De brief van de Provincie staat ter informatie op de agenda én om reactie van de portefeuillehouder v.w.b. de hierin opgenomen verbeterpunten.
De uitnodiging voor het congres is ter informatie.

De lopende overeenkomst voor de accountantsdiensten met BDO is gericht op de boekjaren 2014 tot en met 2017 en loopt af wanneer de accountantsdiensten over het boekjaar 2017 zijn afgerond. Anders gezegd de overeenkomst loopt tot en met het accountantsverslag 2017 oftewel de jaarstukken 2017, zoals die behandeld zullen worden door de raad medio juni 2018.
Naast de optie van het opnieuw aanbesteden van de accountantsdiensten voor de boekjaren 2018 tot en met 2021, biedt de lopende overeenkomst met BDO ook de mogelijkheid om met wederzijdse overeenstemming de overeenkomst met een boekjaar te verlengen. Van deze optie kan tweemaal gebruik worden gemaakt.
Via deze mededeling wordt u staat gesteld het (opnieuw aanbesteden dan wel verlengen met een boekjaar) binnen uw fractie/accountantsdienst te bespreken. Op 7 september kunnen de uitkomsten en de advisering hierover aan de raad worden geagendeerd in de auditcommissie van 7 september. Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant zal hierin ook aan de orde worden gesteld.

Ter voorbereiding op behandeling in de raad, die wordt voorgesteld als volgt te besluiten:

1. De Jaarstukken 2016 vast te stellen;
2. Het resultaat van de jaarrekening 2016 ad. € 2.387.964 als volgt te bestemmen:
   a. € 95.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve budgetoverheveling;
   b. € 1.000.000 toe te voegen aan de algemeen vrij besteedbare reserve
   c. Het restant van het resultaat, afgerond € 1.292.964 toe te voegen aan de bufferreserve;
3. Restantsaldi van de reserve onderhoud wegen € 435.159 en afgesloten grondcomplexen € 102.812 toe te voegen aan de bufferreserve en daarmee ook voornoemde reserves op te heffen;
4. Kennis te nemen van het Accountantsverslag 2016 van BDO;
5. In 2016 € 95.000 te onttrekken aan de bestemmingsreserve budgetoverheveling.

Deze handleiding is het resultaat van een van de adviezen van de Werkgroep vernieuwing accountantscontrole gemeenten (Depla-II). In de handleiding komen achtereenvolgens aan de orde: Het belang van de accountantscontrole voor de gemeenteraad, De rol van de raad bij de jaarlijkse controle, De aanbesteding en de werkwijze en De mogelijkheden voor ondersteuning.

De handleiding is ter informatie opgenomen en om u gelegenheid te geven om hierover eventuele vragen te stellen.

Tijdens de vergadering wordt de opzet van de geplande brede werkbijeenkomst kort met u gedeeld. Uw eventuele wensen m.b.t. deze bijeenkomt kunt u meegeven.
Als bijlage treft u een overzicht aan van tips en trucs rond Planning en Control; dit naar aanleiding van een door de griffie bijgewoonde cursus. Voorgesteld wordt om de inhoud te koppelen aan de brede werkbijeenkomst.