4. AUDITCOMMISSIE

Omdat het de eerste vergadering in de raadsperiode 2022-2026 betreft wordt de de samenstelling van de commissie toegelicht.
De verordening auditcommissie geeft hierover het volgende aan:

1. De commissie bestaat uit één (duo-)raadslid per fractie, tevens benoemt elke fractie een plaatsvervanger.
2. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter of één of meer plaatsvervangers aan. De voorzitter heeft stemrecht. (Zie ook agendapunt 2).
3. Naast de commissieleden kunnen de griffier, de portefeuillehouder financiën, en de gemeentesecretaris (of diens vervangers) als adviseurs uitgenodigd.
4. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie.
5. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

De commissie wijst uit haar midden een voorzitter of één of meer plaatsvervangers aan. Belangstellende commissieleden voor het voorzitterschap kunnen dit aangeven bij de griffie; bij meerdere kandidaten wordt er gestemd.

De heer R. van Leeuwen, heeft zich voor het voorzitterschap kandidaat gesteld.

De auditcommissie wordt om advies gevraagd over een door de raad te nemen besluit. Hierin wordt voorgesteld:

1. Kennis te nemen van het accountantsverslag 2021;
2. De jaarstukken 2021 vast te stellen;
3. Het resultaat van de jaarrekening 2021 ad € 5.180.000 als volgt te bestemmen:
   a. € 36.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve budgetoverheveling op basis van het in januari genomen Raadsbesluit;
   b. € 348.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Corona voor het restant corona middelen;
   c. € 106.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Binnenstadsplan op basis van het in januari genomen 2019 Raadsbesluit;
   d. € 297.000 extra toe te voegen aan de reserve budgetoverheveling voor mantelzorgbeleid, het versterken van het aanbod voor thuiswonenden met dementie en verbetering dienstverlening;
   e. Het nog resterende resultaat ad € 4.400.000 toe te voegen aan de algemeen vrij besteedbare reserve.
4. In 2022 de toegevoegde bedragen aan de bestemmingsreserves (3.2a t/m 3.2d) te onttrekken en de begroting 2022 daarop te wijzigen.

Voorgesteld wordt om als auditcommissie een bijeenkomst onder leiding van een externe te beleggen met als centrale vraag: Wat voor auditcommissie willen we zijn? of anders gezegd: Hoe maken we de auditcommissie effectiever voor de gemeenteraad. Graag uw mening over een dergelijke bijeenkomst, de inhoud en de samenstelling qua deelnemers.

Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant is een van de taken van de commissie. In specifieke zin is dit aan de orde bij de rapportages van de accountant. Gelet op de looptijd van de huidige overeenkomst met de accountant is dit punt opgenomen, om in meer algemene zin de werkzaamheden te evalueren. De accountant zal hierbij een korte toelichting geven op de ontwikkelingen in de afgelopen periode en de commissieleden kunnen hun mening over de werkzaamheden van de accountant met commissie en accountant over en weer delen.

De commissieleden wordt, op basis van artikel 5, lid 4 en 5 van de verordening op de auditcommissie gemeente Meppel, voorgesteld om aansluitend aan deze vergadering in beslotenheid te vergaderen over de accountantsdiensten 2023.

Ter informatie en om eventuele vagen te stellen de begrotingscirculaire 2023-2026 van de provincie Drenthe. Dit geldt eveneens voor de meerwerkbrief van BDO over de jaarrekening 2021. Voorstel is om dit stuk te betrekken bij agendapunt 6.